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Engager un(e) gestionnaire de communauté à contrat: mini-guide pratique pour bien faire les choses

On me sollicite beaucoup pour donner des formations en médias sociaux et aussi pour des consultations. Je réalise que plusieurs entreprises, organismes, marques et, même particuliers (artistes, par exemple) ne savent pas du tout comment «passer leur commande» auprès d’un(e) gestionnaire de communauté. Il y a beaucoup d’éléments à soupeser avant de faire appel à cette personne pour le bien de votre entreprise.

Voici quelques trucs pour vous ne pas perdre votre temps et votre argent et vous assurez de recevoir les bons services.

1. Informez-vous

C’est votre devoir de vous informer sur les tarifs, le fonctionnement des formations et des consultations, sur le prix d’une stratégie, etc. Il faut aussi savoir qu’il y a des différences entre gestionnaires de communauté. Chacun.e a ses spécialités, ses forces. Il y a quelques années, j’aurais compris que les informations sont difficiles à trouver à propos de ce boulot. Mais maintenant, il n’y a pas de raison valable pour arriver sans préparation et une idée minimale de vos objectifs. Prenons un exemple. Vous vous inscrivez à un cours. Allez-vous payer avant même d’avoir lu le plan de ce cours, d’avoir vérifié les préalables et si les objectifs de cette formation correspondent bien à ce que vous voulez apprendre? Probablement pas. Donc, soyez prêt.es et informé.es.

2. Évaluez votre budget

Vous avez une idée du montant que vous pouvez investir? Très bien. Vous avez aussi une idée du prix d’une consultation et/ou d’une formation? Parfait. De grâce, ne contactez pas un.e gestionnaire de communauté en lui laissant penser que vous n’avez pas de budget, car « vous n’êtes pas sûr.e d’en avoir pour ça » et que « vous tâtez le terrain ». Honnêtement? C’est insultant. Mettez-vous à sa place: ce n’est jamais très agréable d’entendre que son travail n’a pas de valeur. Et d’ailleurs, si ce travail n’en avait pas, vous ne seriez pas en train d’entrer en contact avec cette personne.

Même si VOUS n’y connaissez rien en médias sociaux. Que VOUS avez l’impression que votre beau-frère ou votre petite cousine pourrait «faire la job pour moins cher», rappelez-vous qu’il s’agit d’un vrai travail et que des gens sont experts dans le domaine. Petit hint: une des compagnies les plus importantes à l’heure actuelle arrive à joindre la planète entière et possède ayant une valeur boursière qui approche le 200 milliards. Celle-ci s’appelle Facebook. Pas important les médias sociaux? Je pense que ça répond à la question.

Un autre exemple pour bien vous illustrer la situation? Iriez-vous demander l’aide d’un(e) comptable, sans précision, avec une proposition très vague, en espérant ne rien payer ou en proposant un échange de visibilité? Je ne crois pas.

3. Ciblez les éléments qui vous intéressent (marketing,contenu, commandite, stratégie, etc.)

Prenons encore l’exemple des comptables. Dans ce domaine, certaines personnes sont spécialisées dans le travail autonome, d’autres en immobilier. Chez les gestionnaires de communauté, c’est pareil et il y a aussi des spécialisations. Contenu, stratégie de diffusion, formation, veille stratégique, commandites, statistiques, publicités, marketing, etc. Il est vrai que beaucoup d’entre elles.eux sont très polyvalent.es et font un peu de tout. Mais, on ne peut être bon dans tout; il y a donc différents profils. Faites une évaluation préalable de ce dont vous avez besoin et posez-vous des questions simples. Besoin de formation? De conseils? D’une consultation? D’une analyse? De mettre en place une campagne publicitaire? Ça changera beaucoup de choses dans 1) votre budget, 2) votre consultation et 3) la personne à qui vous faites appel.

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4. Ne minimisez jamais le temps requis

Faites confiance à la personne engagée par rapport au temps requis pour la formation et/ou la consultation. Posez des questions si vous n’êtes pas certain(e) de comprendre le pourquoi du comment. La ou le gestionnaire de communauté se fera certainement un plaisir de vous expliquer sa façon de fonctionner. Par exemple, je demande un minimum de 3 heures pour une formation de base sur les meilleures pratiques en gestion de communauté. Ça inclut un survol des médias sociaux les plus fréquemment utilisés, les (très) grandes lignes d’une création de stratégie de diffusion et un mini-survol des différents médias sociaux de l’entreprise avec quelques trucs pour augmenter l’engagement et l’efficacité des publications. Un trois heures extrêmement rentable, je vous l’assure. De toutes façons, personne ne sera gagnant.e en vous soutirant du temps et de l’argent inutilement.

5. Ne mélangez pas «formation» et «consultation»

Entre «voici de bonnes pratiques générales» et «voici exactement ce que vous devriez faire », il y a une différence majeure. En effet, on parle ici de formation VS consultation. Par exemple, quand je forme des gens, je parle évidemment de stratégie. Par contre, je ne la crée pas pour eux et je donne des bases sur sa conception. Si je dois concevoir une stratégie de A à Z, c’est facturé à part.

Lorsque vous entrez en contact avec un.e gestionnaire de communauté, vous devriez préalablement savoir si vous cherchez de la formation pour améliorer vos compétences ou si vous avez besoin de faire analyser vos interactions. Prenons cet exemple: vous souhaitez inviter un.e gestionnaire de communauté à venir discuter des meilleures stratégies médias sociaux lors de votre brainstorm d’équipe pour la rentrée scolaire/culturelle? Mauvaise idée. Elle n’est pas une extension de votre équipe de communications. Vous êtes un.e client.e et son temps est aussi précieux que le vôtre. À ce moment-là, vous devriez faire une rencontre selon des barèmes et des objectifs définis. Évidemment, si vous prévoyez l’engager dans votre entreprise, c’est différent.

6. Vous êtes un client, pas un patron

C’est un service ponctuel qui vous est offert pour une période «x» et/ou un nombre d’heures précis. Cette personne n’est donc pas à votre service à tout moment et quand ça vous convient. Les heures qu’elle vous alloue sont comptabilisées et rémunérées, selon des balises précises qui doivent être respectées. Sinon, il y a de fortes chances qu’elle se retrouve à faire du bénévolat. Et ça, c’est NON.

Rappelez-vous: vous faites appel à un(e) professionnel(le). Bien qu’elle ne fasse pas partie d’un ordre (ça devrait exister, d’ailleurs), cette personne a un horaire et des échéanciers que vous devez respecter. Prenons cet exemple: vous utilisez les services d’un(e) massothérapeute. L’achat comprend un massage de détente d’une heure au montant de 100$. Il est donc entendu que le service acheté est un massage d’une durée d’une heure au montant de 100$. C’est clair, net et précis.

Même si le service rendu par le ou la gestionnaire de communauté est plus complexe à «voir» et à «ressentir» qu’un massage, le principe demeure le même. Vous payez pour un service précis, à un tarif précis, pour une durée précise. Est-ce qu’il vous viendrait à l’idée de rester sur la table de massage en disant: peux-tu aussi faire un massage sportif et, tant qu’à faire, un traitement d’ostéopathie, mais toujours pour le prix initial? Votre masso n’est pas nécessairement plus ostéopathe que votre CM est traducteur, graphiste et rédacteur.

En résumé, réfléchissez aux besoins de votre entreprise. Préparez-vous et informez-vous: vous en sortirez plus satisfait.e au bout du compte, car vous aurez pu cibler vos besoins réels. Et vous vous ferez de bons contacts, des gens avec qui travailler longtemps.

Photo de une: Brooke Cagle viaUnsplash

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